ERP Denetim

İş yazılım operasyonlarının optimizasyonu

Üretim, satış, pazarlama, finans, insan kaynakları – Artan rekabet baskısı ve pazar koşulları, şirketleri herhangi bir iş yazılım desteği olmadan tüm bu süreçleri doğru yönetmelerini mümkün kılmamaktadır. İş yazılımları, iş süreçlerinin yürütülmesinde kullanılan bir araçtır ve hızlı, esnek ve şeffaf bir kontrol sağlar. Ancak en önemli nokta, süreçler ile kullanılan yazılım arasında bir uyumun oluşturulmadır: Doğru yazılım kullanılıyor mu? Kullanıcılar ne kadar verimli kullanıyor? Süreçlerin yönetilmesinde yazılım fonksiyonları ne derece uygun ya da kurgulanmış? Tüm bu soruların cevabı : ŞİRKETİNİZE UYGUN DOĞRU YAZILIM, ÇÖZÜM.

Yazılımın bilinirliliği, yaygınlığı, şirketler için doğru kurgulanmadığında ya da uyarlanmadığında başarısızlık riskini artırır. Eksik fonksiyonlar ya da ana veri yapısındaki sorunlar ek işlem ya da paralel kullanım gerektirir. Ayrıca kullanıcı dirençleri de göz ardı edilmemesi gereken bir faktördür.

Değerlendirme

  • Potansiyel analiz şirketlerin zayıf noktalarını gösterir.

Analiz

  • Optimizasyon alanları ve öncelik belirleme

Uyarlama

  • Optimizasyon alanları belirleme, kısa vadede hızlı kazanımlar (Quick-Wins)

Operasyonların değerlendirilmesi ve optimizasyonu  

ERP, CRM gibi iş yazılım çözümleri, doğru kurgulanmama, şirketin gelişimi, yeni iş alanları ya da küresel genişleme stratejileri gibi nedenlerle çoğu zaman ihtiyaçlara cevap verememe noktasına gelmektedir. Ankacert, uzun yıllar boyu edindiği bilgi birikimi ve tecrübesini, geliştirdiği teknolojik online araçlar ile birleştirerek, yönetim vizyonu, teknolojik eğilimler ve kullanıcı geri bildirimleri ile analiz etmekte ve yönlendirme yapmaktadır. 

  • Yazılımın operasyonel kullanımında verimlilik analizi
  • Online anket için kapsamlı ve uyarlanabilir şablonlar
  • Yazılım desteğinin kullanıcı gözü ile memnuniyeti 
  • İyileştirme önerilerinin değerlendirilmesi ve dokümantasyonu
  • Optimizasyon önerileri

Operasyonel analiz / uygulanabilirlik analizi

Operasyonel analiz hedefleri 

  • Değişime hazırlık
  • Mevcut yazılım kapsam yapısal analiz ve değerlendirme
  • Gereksiz yazılım fonksiyonlarının ya da geliştirmelerin tesbiti Transparency regarding process support
  • Potansiyel iyileştirmelerin belirlenmesi
  • Organizasyonel ya da teknik iyileştirme eylemlerinin belirlenmesi
  • Sürekli iyileştirme alanlarını belirleme
  • Sürdürebilir yazılım stratejisinin temellerini oluşturma
  • Çalışan ya da müşteri memnuniyetini artırılması
  • Veri kalitesinin artırılması
  • Kullanıcı yetkinlikleri inceleme ve motivasyonu artırma 

Sorular

Ankacert tarafından yapısal oluşturulan online portal üzerinden kullanıcı geri bildirimleri alınır. Bu bilgiler, genel değerlendirme, yazılım kullanım özellikleri, süreç tanımının seviyesi, iyileştirme önerileri gibi faklı kriterler ile şirkete özel oluşturulur.

  • Önemli süreçler için destek 
    Sipariş işlem gibi şirket için önem seviyesi yüksek süreçler yazılım tarafından ne seviyede desteklenmektedir?
  • Kullanımın değerlendirilmesi
    Yazılım ne düzeyde kullanılmaktadır? Harici ofis yazılımları (Örn. Excel) destek ihtiyacı hangi alanlarda olmaktadır?
  • Kullanılmayan fonksiyonlar
    Yazılım içerisinde yer alan ancak kurgulanmamış ya da eğitimi verilmemiş fonksiyonlar nelerdir?
  • Eksik fonksiyonlar
    İhtiyacı başlangıçta tanımlanmamış ancak gerekli fonksiyonlar nelerdir?
  • Veri yapısı ve kalitesi  
    Veri yapısı şirketin süreçleri ile ne seviyede uyumludur? Tutarsızlıklar ya da performans etkileri nelerdir?
  • Bilgi akışı ve raporlar  
    Kullanıcılar istedikleri veriye, istedikleri zamanda doğru formatta ulaşabiliyor mu?
  • Kullanıcı tarafından sistem değerlendirme  
    Kullancıcılar mevcut yazılımdan ne derece memnun? Günlük kullanıma entegrasyonu ne seviyededir? Kullanılmama gerekçeleri nelerdir?

Sonuçlar

Bu çalışmanın sonucu tabii ki hedefler ile ilgilidir. Potansiyel analiz, mevcut yazılım ile devam etme yolunda gerekli iyileştirmeler, hızlı geri kazanımları, yeni fonksiyon, modül, ek yazılım ihtiyacı, destek iş ortağı değişikliği ya da yeni bir yazılım yatırımı gibi sonuçlar doğurur.

Araç

Uygulama analizinin en önemli unsurlarından biri tüm adımlarda yapısal yaklaşım ve şeffaf dokümantasyondur. Bu alanda, Ankacert, şirkete özel yapı ve süreçlerine dayalı tamamen özelleştirilebilir ve tüm önemli kriterlerin dikkate alındığı bir teknoloji araç sunar. Anket içeriği, kapsamı ve soru tipleri özel olarak belirlenebilir. Özel ihtiyaçlar, referans modeller üzerinde geliştirilir ve modellenir. Çalışma sırasında kullanıcılar farklı haklara ve rollere sahiptir. Bu, farklı süreçler için farklı departman ya da kullanıcıların değerlendirme seviyesini belirler.

Uygulama ve potansiyel analiz web portal çözümü üzerinden kullanıcı geri bildirimleri ile oluşur. Her kullanıcı kendi alanı ile ilgili soru setine yönlendirilir ve sadece kendi sorumluğunda olan opersayonlardaki yazılım kullanımını ve değerlendirmesini yapar. Çalışanlar, yapısal bir form üzerinden iyileştirme önerilerini belirtir. Bu öneriler, derlenir ve analiz edilir.

Web portal aşağıdaki özellikleri sunar:

  • Kişiselleştirilmiş online soru seti (kullanıcı/rol bazlı )
  • Link üzerinden direk erişim
  • Kolay kullanım
  • Herhangi bir zamanda iyileştirme öneri girişi